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让别人看得懂你设计的PPT

作者:思翔PPT设计专家 | 发布日期:2014-02-10 13:57
PPT的清楚表达,有三个层次的要求:
1、清晰可见
这是最基本的要求。如果一页PPT看上去一团乱麻,密密匝匝的小字放在那儿,听众看都懒得看,怎么能让人家一下子记住内容呢?PPT的字体、字号、颜色都要清晰可见,保证听众不但看得见,而且看得清。
2、容易理解
讲一遍大家就能听明白。这主要体现在语言方面,既不要之乎者也,也不要从句套从句,让别人雾里看花、水中望月。然后自己感慨一句:其实你不懂我的心。奉劝一句别绕那么多弯弯或者朦胧诗,弄个明明白白我的心多好。
3、体现个性
很多方法可以体现出PPT的个性,比如用标题、用线索、用模板等。无论是展现自己的个性还是展示公司的风采,都要求PPT的形式和内容有机统一,这是我们追求的PPT的最高境界。
要想让PPT把信息清楚明白表达出来,必须遵守以下原则:
1、学会站在别人的鞋里想问题
这里讲究的是一个思维方式。要遵循理解万岁的原则。PPT可不能玩行为艺术,只有让别人理解,所表达的信息才是有效的。在清华读书的时候,有位师兄超级有个性,毕业答辩的PPT写得晦涩难懂,导师让他写检查,他交上去一篇文言文检查,也没有署真名,写了个自己起的字。这也就是在学校,要是在公司,老板肯定给你一个纸箱子,让你半个小时收拾东西走人。展现个性的基础是要尊重听众,让他们爱上你。我们前面讲的那么多方法,不是要让听众多花心思琢磨你的意图,而是让别人少动脑子就能清楚明白你所表达的信息。
英语里讲Be in others shoes ,意思是站在别人的鞋里,引申义为从别人的角度想问题。写PPT,要有这种独特的思维方式,时时刻刻从听众的角度着想。
(1)文化差异。
有一次,我去广州出差,要打车。正是下班高峰时间,车很不好打。走了一段路,看见路边停着一辆出租车,就走了过去,司机正在安税票的纸。我弯下腰,对着车窗问了句:“师傅,走吗?”司机眼皮都不抬一下,摇摇头,继续装税票。我无奈,刚要走,来了一个男的,朝着这个司机说了句: “靓仔……”之后,他成功坐上车走了。虽然,没听清楚后面的话,但“靓仔”这个词深深地教育了我。在北京叫“师傅”很亲切,而在广州,“靓仔”更加有魅力,这就是文化的差异。
做PPT,也要考虑听众的文化背景。这个文化不单单是地域上的差异,还包括公司文化上的差异,以及公司内部各个品牌形象上的差异,等等。比如,在百事的食品品牌中,奇多是个儿童的品牌,这个品牌的PPT就要生动活泼;而桂格是一个健康品牌,关于这个品牌的PPT就要显得阳光、健康。如果弄反了的话,会让人家觉得“驴唇不对马嘴”。而如果连品牌的形象都表达错了的话,就更无法让领导接受你对这个品牌的项目的见解了。
(2)语言差异。
这种差异在和外国人打交道时,更加凸显。听过“各国英语”之后,我明白了一个道理,跟母语是英语的人交流最简单,因为他们能猜出来你真正的意思。正所谓“说我们的Chinglish,让老外们痛苦去吧”。但要是赶上对方英语不如你,痛苦的就是你了。一个同事曾经在泰国闹了一个笑话。泰国有一种米粉的吃法,很著名。一个大锅里是热汤,把米粉放在一个漏勺里,到热汤里涮一涮,熟了以后,捞出来,放上些菜码、肉丸等,浇上煮好的汤。汤是炖肉的酱油汤,这个同事不太喜欢酱油味,就跟服务员说要“clear soup(清汤)”。结果服务员给他端上来一碗酱油汤,但没有米粉,搞得我们这位同事哑口无言。
外企里很多人喜欢把一些GRE单词用在PPT里,以表明自己英语水平高。就我的经历而言,越是复杂的词,越容易让别人误解。一般情况下,听众不会因为不认识PPT上面的一个词,而向你提问,结果是最终这个信息不能有效传达给听众。如果这是一个非常重要的信息,对整个PPT报告的效果都有影响。所以,越是用英语写PPT,越要尽可能用简单的词和句子,减少造成歧义的几率。
(3)认知程度差异。
还是这个清汤面同事,有一次问我一个英文单词的过去式怎么拼写。我问他是给什么人写E-mail?他说:“越南人。”“哦,那就直接加ed吧,省得人家不明白。”我的回答吓了他一跳,但想起面条的经历,觉得也不无道理。
PPT的制作者,对该项目本身的认知程度要比听众包括领导高出很多,因为我们对报告的内容非常熟悉,每天都跟这个项目打交道,项目的核心信息以及所有的细节只有我们最清楚。制作者要考虑到这种信息的不对称,并针对这种情况,制作PPT。
处理信息的具体要求如下:
①正确的信息层次。
老板需要知道战略层次,合作伙伴需要知道战术层次,办事人员需要知道执行层次。这就好比项目管理的时间甘特图,给老板们看的是里程碑级别的,跟同事交流的是完成项目的具体步骤及其直接的关系,而和执行项目的人要交代的则是每个工作如何具体操作才能保证万无一失完成。
②正确的信息形式。
老板需要简单明确的结论和事实,合作伙伴需要整个项目的规划和逻辑步骤,客户需要知道如何使用满足他们的需求。我从前习惯了用英文写PPT,回国后,在大学里给人家讲课也用英文讲。很多听众反映,接受起来有难度。收到这种反馈之后,我就把所有的讲稿都改成了中文,并以更多的中国元素代替了西方背景的一些元素,这样大家理解起来更快更好。
把自己和听众放对位置,特别注意听众的文化、语言、认知的差异性,站在听众的角度考虑,他们会希望听到哪些信息,这些信息通过什么样的形式来表达他们最容易接受呢?换位思考不但是我们做好PPT的一大基本功,更是我们待人接物、处理与同事关系的基本法则。站在别人的角度想问题,把话用对方能接受的表达方式说出来,对方才能明白。
怎么知道听众明白了没有呢,直截了当地问:“有谁不明白?”一般情况下,下面没有一个人举手,谁也不想显示自己的IQ不如别人。如果你再问:“有谁明白?”举手的也不会很多,大多数的人会选择沉默。获得观众反馈最好的办法,是仔细观察听众的表情和眼神,通过这种渠道,跟他们交流。在听讲过程中,听众会把感受写到脸上,往往在接收到信息以后会下意识地做出一些面部表情的反馈。这些表情是不会说谎的。如果你发现你的听众没有面部表情,其实他们也没有撒谎,他们对你讲的东西毫无兴趣。见人说人话,见鬼说鬼话,我们正面理解这句话就是要好好从听众的需求出发,把自己要表达的信息“翻译”成对方能理解、听得进去的内容。
2、别学周杰伦含糊不清
和外甥之间发生的一个小故事,让我对表达清楚信息有一个深刻的理解。外甥今年上初一,是周杰伦的超级粉丝。他的电脑是个用了5年的老笔记本,没有音箱,天天把喇叭的音量开到最大,且音效极差。他还爱跟着唱,用他那处于变声中的分了叉的破锣嗓子。音效与嗓子结合起来实在让人崩溃。家里一听到他唱歌,就会忍不住上前制止,以摆脱这份折磨。对周杰伦不感兴趣的我,从来没听明白他唱的到底是什么,直到有一天,我回家,看见外甥趴在电脑前照着歌词唱周杰伦的歌,咿咿呀呀地没个调。我凑过去,说:“我想看看你到底都在唱什么。”不看不知道,一看吓一跳,才知道这些歌的歌词写得这么美,弘扬了很多中华传统美德。听我这么一说,外甥来了劲,又向我推荐了几首他认为歌词特别好的周杰伦的歌。
这件事对我感触特别深。一方面我在做自我批评:我们判断事物的时候总是从自己的想象出发,而不愿意进一步思考,挖掘它背后的原因。也许我们会说,我们努力倾听了,但根本听不懂。其实原因是因为我们忘了去看看歌词。而另一方面我也体会到当我们跟别人交流,尤其是通过PPT和别人交流时,对清楚表达的要求更高。就好像周杰伦他在歌声中表达的信息,含糊不清,所以,拒绝了我这位歌迷。你绝对不能像周杰伦那么拽,让老板去瞪着眼睛、竖着耳朵猜你到底要说些什么,这样的话,你就死定了。你的PPT中所有的内容,都要保证听众无论从会场的哪个角度和距离都能看见,而且尽量要让听众看得舒服。接下来的几个章节,我们会分别介绍各种类型的信息怎么表达才让听众看着不费劲。不要小看了这些细节,它们体现出制作者和演讲者对听众的尊重,对工作的重视。
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